MRP:(ManfactringResorcePlanning)制造资源计划
ERP:(EnterpriseResorcePlanning)企业资源计划
BOM:(BillofMaterial)标准产品结构表
MTO:(MakeToOrder)按单生产
MTO/PS:生产计划MTO/RP:资源计划MTO/MRP:物料需求计划
CO:销售订单MO:生产订单PO:采购订单
WorkingBOM:生产产品结构表客户BOM:客户定制的产品结构表
ROP:再订货点
现代企业面临竞争激烈的市场环境,要求企业提高生产技术水平,缩短产品生产周期,改善经营管理,提高产品质量和生产效率,降低产品成本和及时掌握市场变化信息等,以增强企业的竞争优势和适应市场多变的能力。这就必须运用科学的管理思想与先进的管理方法,对企业生产经营管理的诸要素进行优化组合和合理配置,使生产经营活动中的计划流、订单流、物流、资金流等处于最佳组合状态,达到以最少的投入,获得最大的产出,实现企业管理整体优化的目的。所以说建立以MRP-II为核心的管理信息系统是企业提升生产经营管理水平的必由之路。
ERP操作技巧之如何管理好你的预付款
两天前,我的一个客户问我在ERP系统里预付款流程怎么走。我就给了他一份预付款的基本流程图。他还是不明白。没办法,我只好给他做一些详细的说明。以下是预付帐款的处理流程,下面我就结合一实际案例,讲讲预付帐款管理流程在ERP系统中是如何运转的。
现有一供应商,因为这个供应商比较强势,所以,企业不得不向供应商屈服,再签定采购协时,规定必须要预付采购定单的50%预付款,对方才能安排生产。
一、预付款的申请
采购部今天根据物料计划部门的申请,要向这个供应商下100万的采购定单,按照与供应商的协议,企业必须先付50%的预付款,即50万。
1、预付款需求来源。
预付款的来源有很多种,最常见的就是根据采购单的金额来。就如同以上这种情况,采购单金额为100万,则按其一定的比例,付预付款。还有一种在实际管理中,经常出现的叫做保证金。这不跟采购定单直接挂钩。供应商说,每次付预付款太麻烦,你还是一次性付给我20万的保证金吧,我们以后不交易的时候,再来抵货款吧。这种形式的预付款,不是我们这里讨论的范围。我们今天讲的预付款管理流程,是直接跟采购定单挂钩的。
2、预付款申请单。
企业用户希望能够根据采购单直接生成预付款申请单,如此,就不用自己再手动的去开申请单了,并且,预付款金额、供应商帐户等相关信息,他们都会自动显示。如此,可以大大的提高工作效率。
ERP实现方式:
ERP可以实现企业的这个需求。在供应商基本信息中,可以定义这个供应商的付款条件,如预付款比例为50%。则在下这个供应商的采购单时,在采购单上会带出其预付款比列为50%。当采购单审核时,其还会自动生成一张预付款申请单。采购员要做的只是核对一下这张付款申请单有否错误,审核无误后,就可以转交给财务了。
ERP操作技巧:
1、预付款比例的修改权限。有时候,可能虽然跟供应商约定的预付款比例为50%,但是,在实际下达采购单时,可能根据采购单的金额或者其他情况,会有所调整。此时,若去调整供应商基本信息中的预付款比例,就显得不是很合适。因为以后的采购单仍然是按照这个比例为进行的。所以,此时,企业要求能够在采购单上直接修改预付款比例,而不影响基本信息表中的预付款比例。遇到这种情况,企业可以设置成采购员允许更改采购单的预付款比例。
2、有时候,可能不是这个供应商的所有产品都要预付款,可能只是其部分产品,如那些价值比较高的、或者是为企业特制的产品,才需要预付款。遇到这种情况,ERP系统也无能为力。我是建议,遇到这些情况时,开两张采购定单,需要预付款的开一张,不需要的预付款的开另一张。
3、预付款申请单一定要跟采购单关联。在采购单审核时,自动生成的预付款申请单上,肯定是有采购单信息的。现在怕的就是采购员手动填写一张预付款申请单,就拿到财务去了。如此处理的话,以后在产生应付帐款的时候,系统会认为没有预付款信息,就不会冲减少预付款了。
二、预付款的付款。
采购员在ERP系统中,审核了预付款申请单以后,就可以向财务转交这张50万的预付款申请单了。
1、财务预付款确认。
财务经理收到采购部门移交过来的预付款申请单后,要进行审核。在ERP系统的预付款申请单上,可以关联到对应的采购单。这个功能对于预付款的确认非常方便,财务经理不用再去寻找采购单了,只需要用鼠标在系统中点点,就可以找到其需要的采购单,可以提高工作效率,缩短确认的时间。
2、预付款单生成,
财务经理预付款申请单审核无误后,就可以叫出纳付款了。出纳在系统中,可以根据预付款申请单自动生成付款单。付款单审核后,系统预付款就完成了。
ERP操作技巧:
1、从以上分析我们可以看出,从采购单到最后的付款单,是一环扣一环的,若中间某个环节出现了错误,我们建议是从原始单据开始更改。如在预付款单上发现采购单价错误了,我们建议是从原始单据即采购单上进行更改。如此,以后查询的话,才能一一对应。若真的要在中途进行更改的话,则最好在单据中注明,以便以后核对。
2、同时,在中间过程中,单据最好不要手动生成。都根据前置单据自动生成为好。如预付款申请单生成付款单的时候,要系统自动根据预付款申请单生成付款单。因为在这个生成的过程中,还有个状态控制。利用自动转换功能后,再查询预付款申请单时,其状态显示的已经是结束状态。如此,每次采购员只要查看一下,哪些预付款申请单的状态不是结束的,就是财务还没有付款的。采购员可以根据这份资料进行跟催。
3、再次强调一下,在预付款单上,若都按系统自动生成单据的功能生成相关单据的话,则在预付款单明细中,会有采购单号。这个采购单号不是白白放在那边的,其作用是非常大的。在ERP系统考虑应付账款的时候,就是根据这个单号来判断,是否有预付款。若有预付款,则产生的应付账款中,会自动冲减这个金额,并且还会带出这张预付款单据的信息,以方便用户进行后续的操作。
4、应付账款冲减的技巧。预付账款最后是可以用来冲减这张采购订单的货款的。但是,如何才能够自动冲减呢
ERP操作中还是要注意一定的技巧,才行。一是,入库时,一定要对应采购单。即在生成入库单时,要根据采购定单自动转换成入库单功能,来生成入库单;二是在产生应付张款时,也要根据入库单转换成应付账款功能,自动生成应付账款,只有如此,采购单信息才会带到应付账款单据上。三是根据应付账款生成付款单时,也要根据自动转换功能,产生付款单,因为在这个转换过程中,系统会自动检视有没有对应的预付款单据,若哟系统在付款单上,会自动扣减相应的金额,并且,会带出对应的预付款单、预付款申请单的相关信息,方便跟踪查询。
从以上的分析中,我们可以看出,利用ERP系统,进行预付款管理控制的话,则跟其有关的所有单据,最后,都是跟采购单关联起来的,或者说,是以采购单为基础生成的。是以,在整个控制环节中,保证采购单信息的准确就至关重要了。可以这么说,只要采购单相关信息准确的话,在后续单据中,一般都不会发生错误。特别是金额与供应商的账户信息等,都直接从基本资料出带过来,这可以保证这些信息的准确性。
通过以上一道道的关卡,可以最大限度的保护企业预付款的安全性,可以实现不该预付款的绝对不预付款;该付多少预付款就付多少预付款;该付给谁就付给谁;月末付款时,要全额扣除预付款。这正是手工预付款管理的四个难点,ERP系统都帮你一一解决了。
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